Processual Analysis (Ist-Zustand)
Leitfaden fĂĽr den Prozess-Workshop beim Kunden. Ziel ist es, den aktuellen Ist-Zustand der Mitarbeiter- und Asset-Lebenszyklen zu erfassen und Schwachstellen sowie MedienbrĂĽche zu identifizieren.
Diese Analyse ergänzt das rein technische Discovery & Assessment. Hier geht es um organisatorische Abläufe — nicht um Konfigurationen.
Prozess-Bereiche
Workshop-Ablauf
Teilnehmer identifizieren
Der Prozess-Workshop erfordert andere Teilnehmer als das Technical Assessment:
- HR / Personalwesen — für Onboarding/Offboarding-Prozesse
- IT-Leitung — für Genehmigungsprozesse und Strategie
- Facility Management / Logistik — für Gerätebeschaffung und Rücknahme
- 1st Level Support — für aktuelle Supportprozesse und Pain Points
Ist-Prozesse dokumentieren
Gemeinsam mit den Teilnehmern die unten stehenden Checklisten durcharbeiten. Fokus auf:
- MedienbrĂĽche identifizieren (z. B. Wechsel zwischen E-Mail, Ticket, Excel, Zuruf)
- Manuelle Schritte erfassen (Automatisierungspotenzial!)
- Verantwortlichkeiten klären (Wer macht was? Wer genehmigt?)
Schwachstellen & Quick Wins ableiten
Ergebnisse auswerten: Wo gibt es die größten Reibungsverluste? Welche Prozesse können mit dem Modern Workplace sofort verbessert werden?
Soll-Prozesse definieren
Basierend auf dem Concat Standard die Ziel-Prozesse skizzieren. Diese flieĂźen in die Migrations-Roadmap und die Operations & Support Dokumentation ein.
Prozess-Checkliste
Geräte-Lifecycle
Gerätebeschaffungs- & Lifecycle-Management
Beschaffung & Freigabe
| # | PrĂĽfpunkt | Ist-Zustand |
|---|---|---|
| 1 | Hardware-Standards: Gibt es definierte Standard-Warenkörbe oder werden Bestellungen individuell getätigt? | |
| 2 | Bedarfsanforderung: Wie fordern Mitarbeitende neue Hardware an? (Self-Service-Portal, Ticket, Mail, Zuruf?) | |
| 3 | Freigabe-Workflow: Wer genehmigt Bestellungen (Kostenstellenverantwortlicher, IT-Leitung)? Wie wird das dokumentiert? | |
| 4 | Beschaffungsmodell: Kauf, Leasing oder Device-as-a-Service? Gibt es Rahmenverträge? |
Concat Empfehlung: Standard-Warenkörbe definieren und mit dem Hardware-Hersteller eine direkte Autopilot-Registrierung vereinbaren. Der OEM importiert die Hardware-Hashes direkt in den Kunden-Tenant — das Gerät kann dann per Post direkt an den User geschickt werden.
Inventarisierung & Bereitstellung
| # | PrĂĽfpunkt | Ist-Zustand |
|---|---|---|
| 5 | Wareneingang: In welchem System werden Geräte erfasst? (CMDB, Asset-Tool, Excel?) | |
| 6 | Kennzeichnung: Werden Asset-Tags, Barcodes und Seriennummern lĂĽckenlos gepflegt? | |
| 7 | OS-Deployment: Wie kommt Windows auf das Gerät? (Manuell per USB, PXE-Boot, Autopilot?) | |
| 8 | Zuweisung: Wie wird dokumentiert, welcher User welches Gerät aktuell nutzt? |
Soll-Zustand: Mit Windows Autopilot entfällt das manuelle OS-Deployment komplett. Das Gerät wird vom OEM direkt an den User geschickt. Beim ersten Einschalten meldet sich der User mit seinem Firmen-Account an → Autopilot konfiguriert das Gerät automatisch. Siehe Autopilot Profile.
Betrieb & End-of-Life
| # | PrĂĽfpunkt | Ist-Zustand |
|---|---|---|
| 9 | Lebenszyklen: Gibt es feste Austauschzyklen? (z. B. Laptops nach 3-4 Jahren) | |
| 10 | Reparatur & Pool-Geräte: Wie werden Defekte abgewickelt? Gibt es Pufferbestände? | |
| 11 | Rücknahmeprozess: Wie wird sichergestellt, dass Altgeräte physisch in der IT ankommen? | |
| 12 | Datenlöschung: Erfolgt eine revisionssichere Löschung (inkl. Zertifikat/Protokoll)? | |
| 13 | Verwertung: Leasing-RĂĽckgabe, Remarketing, Mitarbeiter-Verkauf oder Verschrottung? |
Soll-Zustand: Remote Wipe via Intune → Autopilot-Registrierung bleibt erhalten → Gerät kann direkt an den nächsten User weitergegeben werden. Siehe Runbook: Gerät zurücksetzen.
Ergebnis-Zusammenfassung
Nach dem Workshop sollte fĂĽr jeden Prozessbereich klar sein:
| Bewertung | Beschreibung | Icon |
|---|---|---|
| Automatisiert | Prozess läuft bereits toolgestützt, ggf. nur Migration nötig | 🟢 |
| Definiert, aber manuell | Prozess existiert, aber mit Medienbrüchen (Excel, Mail, Zuruf) → Automatisierungspotenzial | 🟡 |
| Nicht vorhanden | Kein definierter Prozess → muss im Projekt neu aufgebaut werden | 🔴 |
Typische Quick Wins nach dem Workshop
| Quick Win | Aufwand | Impact |
|---|---|---|
| Company Portal fĂĽr Self-Service Software | Gering | Reduziert Support-Tickets um ca. 30% |
| SSPR (Self-Service Password Reset) | Gering | Eliminiert Passwort-Reset-Tickets |
| OneDrive KFM (automatisches Backup) | Gering | Datenverlust bei Defekten eliminiert |
| Windows LAPS statt Admin-Rechte fĂĽr User | Mittel | Massive Verbesserung der Sicherheitslage |
| Autopilot statt manuelles Imaging | Mittel | Gerätebereitstellung von Stunden auf Minuten |
| Gruppenbasierte Lizenzierung | Gering | Lizenz-Management automatisiert |
Die Ergebnisse des Prozess-Workshops flieĂźen direkt in die Migrations-Roadmap und das Design der Operations & Support Prozesse ein. Prozesse mit Bewertung đź”´ sollten als P1-Themen in Phase 1 des Projekts adressiert werden.