E-Mail-Vorlagen

T-14: Ankündigung

Vorlage 1: Ankündigung (T-14)

Absender: Geschäftsführung oder IT-Leitung
Kanal: E-Mail

Betreff: Wichtige Information: Modernisierung Ihrer IT-Arbeitsumgebung

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir in den nächsten Wochen Ihre IT-Arbeitsumgebung modernisieren werden. Gemeinsam mit unserem Partner [Concat AG / IT-Dienstleister] führen wir ein neues System ein, das Ihnen ein sichereres und komfortableres Arbeiten ermöglicht.

Was ändert sich?

• 🔐 Mehr Sicherheit — Ihr Account wird durch Multi-Faktor-Authentifizierung geschützt
• 💻 Einfacheres Setup — Neue Geräte richten sich automatisch ein
• 📦 Software auf Knopfdruck — Installieren Sie Programme selbstständig über das Unternehmensportal
• ☁️ Ihre Dateien in der Cloud — Automatische Sicherung Ihrer Dokumente

Was müssen Sie jetzt tun? Im Moment noch nichts. Wir informieren Sie rechtzeitig über die nächsten Schritte und stellen Ihnen Anleitungen zur Verfügung.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an: [IT-Support-E-Mail / Telefonnummer]

Mit freundlichen Grüßen,
[Name, Geschäftsführung / IT-Leitung]

T-7: Details

Vorlage 2: Was ändert sich? (T-7)

Absender: IT-Abteilung
Kanal: E-Mail + Teams-Nachricht

Betreff: In einer Woche geht’s los — das ändert sich für Sie

Hallo [Name / Team],

in einer Woche erhalten Sie Ihr neues IT-Setup. Hier die wichtigsten Informationen:

📅 Wann? [Datum / Kalenderwoche]

Was passiert konkret?

Was müssen Sie vorbereiten?

• Halten Sie Ihr Smartphone bereit (für die MFA-Einrichtung)
• Installieren Sie vorab die App „Microsoft Authenticator” aus dem App Store / Google Play

Anleitungen: Im Anhang finden Sie eine Kurzanleitung zur MFA-Einrichtung. Weitere Anleitungen folgen am Go-Live-Tag.

Bei Fragen: [IT-Support-E-Mail / Telefonnummer / Teams-Channel]

Ihr IT-Team

T-3: Erinnerung

Vorlage 3: Erinnerung (T-3)

Absender: IT-Abteilung
Kanal: E-Mail

Betreff: Erinnerung: In 3 Tagen — Ihr neues IT-Setup

Hallo [Name / Team],

eine kurze Erinnerung: Am [Datum] wird Ihr IT-Arbeitsplatz umgestellt.

Bitte stellen Sie sicher, dass:

• ✅ Die Microsoft Authenticator App auf Ihrem Smartphone installiert ist
• ✅ Wichtige Dateien auf dem Desktop und in „Eigene Dateien” liegen (diese werden automatisch gesichert)
• ✅ Sie am Umstellungstag ca. 30 Minuten für die Ersteinrichtung einplanen

Anleitungen finden Sie hier: [Link zum SharePoint / Intranet]

Bei Fragen oder Unsicherheiten: [IT-Support-E-Mail / Telefonnummer]

Ihr IT-Team

T-0: Go-Live

Vorlage 4: Go-Live (T-0)

Absender: IT-Abteilung
Kanal: E-Mail + persönlich (Floor-Walking)

Betreff: Heute geht’s los — So richten Sie Ihr neues Gerät ein

Hallo [Name],

Ihr neues Gerät ist bereit! Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten:

Schritt 1: Gerät einschalten und mit dem WLAN / Netzwerk verbinden
Schritt 2: Mit Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse anmelden
Schritt 3: Die Multi-Faktor-Authentifizierung einrichten (Anleitung im Anhang)
Schritt 4: Fertig! Ihre Apps werden automatisch installiert. Das kann einige Minuten dauern — bitte haben Sie Geduld.

💡 Tipps:

• Das Gerät benötigt ca. 15-30 Minuten, bis alle Apps und Einstellungen geladen sind
• Ihre Dateien finden Sie wie gewohnt auf dem Desktop und in OneDrive
• Neue Software installieren Sie über das Unternehmensportal (blaues Einkaufstaschen-Icon)

Brauchen Sie Hilfe?

• IT-Support: [Telefonnummer]
• Teams-Channel: [Link zum Support-Channel]
• Vor Ort: [Raum / Ansprechpartner]

Ihr IT-Team

T+1: Check-in

Vorlage 5: Check-in (T+1)

Absender: IT-Support
Kanal: Teams-Nachricht (persönlich oder im Channel)

Hallo [Name],

Ihr neues Gerät wurde gestern eingerichtet. Kurzer Check-in:

Funktioniert alles wie erwartet?

• ✅ Anmeldung mit MFA klappt?
• ✅ E-Mails in Outlook angekommen?
• ✅ Teams funktioniert?
• ✅ Drucker verbunden?
• ✅ Alle benötigten Programme vorhanden?

Falls etwas nicht funktioniert oder Sie Fragen haben — melden Sie sich gerne bei uns: [IT-Support-Kontakt]

Ihr IT-Team

T+7: Feedback

Vorlage 6: Feedback-Umfrage (T+7)

Absender: IT-Abteilung
Kanal: MS Forms (Link per E-Mail)

Betreff: Ihre Meinung zählt — Wie war die Umstellung?

Hallo [Name],

Ihre IT-Umstellung liegt jetzt eine Woche zurück. Wir möchten von Ihnen erfahren, wie es gelaufen ist.

Die Umfrage dauert nur 2 Minuten: [Link zur MS Forms Umfrage]

Fragen in der Umfrage:

1. Wie bewerten Sie die Umstellung insgesamt? (1-5 Sterne)
2. Wurden Sie rechtzeitig und ausreichend informiert? (Ja / Nein)
3. War die Einrichtung Ihres Geräts einfach? (Ja / Nein)
4. Haben Sie ein konkretes Problem, das noch nicht gelöst ist? (Freitext)
5. Was können wir beim nächsten Mal besser machen? (Freitext)

Vielen Dank für Ihr Feedback!
Ihr IT-Team

MFA-Registrierung

Vorlage 7: MFA-Registrierung

Absender: IT-Abteilung
Kanal: E-Mail (als Anhang oder vorab)

Betreff: Wichtig: Bitte richten Sie Ihre Multi-Faktor-Authentifizierung ein

Hallo [Name],

um Ihren Account zu schützen, bitten wir Sie, die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) einzurichten. Dazu benötigen Sie die Microsoft Authenticator App auf Ihrem Smartphone.

So geht’s (ca. 5 Minuten):

1. Laden Sie „Microsoft Authenticator” aus dem App Store (iPhone) oder Google Play (Android)
2. Öffnen Sie auf Ihrem Computer: https://aka.ms/mysecurityinfo 
3. Melden Sie sich mit Ihrer Firmen-E-Mail an
4. Klicken Sie auf „Methode hinzufügen” → „Authenticator-App”
5. Scannen Sie den QR-Code mit der Authenticator App
6. Bestätigen Sie die Testbenachrichtigung auf Ihrem Smartphone
7. Fertig! ✅

Warum MFA? MFA schützt Ihren Account, selbst wenn jemand Ihr Passwort kennen sollte. Bei jeder Anmeldung bestätigen Sie kurz per App, dass Sie es wirklich sind.

Kein Smartphone? Melden Sie sich beim IT-Support — wir finden eine alternative Lösung (z. B. Telefonanruf oder FIDO2 Security Key).

Bei Fragen: [IT-Support-Kontakt]

Offboarding

Vorlage 8: Offboarding-Benachrichtigung (IT-intern)

Absender: HR an IT
Kanal: E-Mail oder Ticket

Betreff: Austritt: [Name] zum [Datum] — IT-Maßnahmen erforderlich

An das IT-Team,

folgender Mitarbeiter verlässt das Unternehmen:

Bitte durchführen:

• Account sperren zum Stichtag
• Sessions invalidieren
• Geräte remote wipen
• Lizenzen entziehen
• Postfach-Weiterleitung klären (mit Vorgesetztem)
• Alle Schritte im Ticketsystem dokumentieren

Operativer Ablauf: Siehe Runbook: User-Account sofort sperren